Vous avez sans doute déjà vécu la fastidieuse mission que de travailler à plusieurs sur une offre pour un client par exemple ? Différentes versions qui s’embrouillent, des modifications sont oubliées, du temps perdu… Ou bien, vous désirez proposer un planning à jour en temps réel à votre client mais l’envoi d’un mail à chaque nouvelle modification est fastidieux et source d’erreurs…
Que faire ? Et bien, utilisez Google Drive. C’est très convivial et même gratuit !
Que ce soit un tableur, du texte ou une présentation, Google Drive permet le travail à plusieurs en temps réel et sur un seul fichier!
Adapté au Très Petites Entreprises (TPE) comme aux multinationales, il est accessible moyennant une adresse Gmail.
Cela marche comment ?
Connectez-vous à votre compte Google ou sinon créez votre compte en 2 minutes, c’est gratuit. (Pour cela, un petit tour sur la page Google et en haut à droite, cliquez sur « Créer un compte »).
Accédez à votre « Drive ».
Pour cela, sur la page Google en haut à droite, se trouve votre compte et 9 petits carrés. Cliquez dessus puis sur « Drive ». Vous rejoignez ainsi votre espace de stockage en ligne.
Cliquez en haut à gauche sur « Nouveau ». Vous ne serez pas perdus, Google propose des fichiers qui ressemblent à s’y méprendre à Word (que Google appelle Docs), Excel (que Google appelle Sheets) et Powerpoint (que Google appelle Slides).
Une fois votre fichier ouvert, vous pourrez le partager avec n’importe qui en vous rendant sur « Partager » en haut à droite de votre document. Un message sera ainsi envoyé par mail à votre contact, lui mettant à disposition le lien qui lui permettra de rejoindre votre fichier et d’y travailler.
Votre contact apparaît alors et va pouvoir intervenir directement sur votre fichier, en temps réel !
Les avantages ?
Il vous suffit d’avoir internet pour avoir accès, de n’importe où, à votre fichier en ligne. Ultra pratique !
Vous bénéficiez d’un espace de stockage en ligne de 15 Go totalement GRATUIT ! Il y a déjà de quoi faire !!
Vous gardez la trace de tout l’historique des modifications réalisées sur les fichiers donc plus possible d’en perdre une en cours de route !
Les contraintes ?
La sécurisation des fichiers est toujours source d’appréhension. Evidemment, je ne vous conseillerai pas de stocker en ligne des documents confidentiels mais pour des fichiers quotidiens, c’est juste parfait ! Et puis, peu de chance de voir disparaître Google du jour au lendemain… 😉
Ces outils, et de nombreux autres (Gmail, Agenda, Hangouts, Drive, Docs, Sheets, Slides, Sites, Vault) sont bien entendu accessible dans la suite de logiciels de collaborations payante de Google : G Suite.