La Belgique entre dans une nouvelle ère de digitalisation fiscale. À partir du 1er janvier 2026, tous les assujettis à la TVA devront obligatoirement émettre, recevoir et traiter des factures électroniques structurées pour leurs transactions B2B domestiques. Cette transformation majeure marque la fin des factures PDF envoyées par email comme méthode valide pour la TVA.
Ainsi, Zoho Books vous aide à vous conformer à cette obligation en vous permettant d'envoyer et de recevoir des factures structurées au format UBL 2.1 / Peppol BIS 3.0 directement depuis votre compte.
Ainsi, dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur cette obligation, comment elle fonctionne et comment vous pouvez l'activer dans Zoho Books.
Qu'est-ce qu'une facture électronique (e-facture) ?
En effet, une facture électronique n'est pas simplement une facture au format PDF envoyée par email. Il s'agit d'un document structuré, lisible par machine, que les systèmes informatiques traitent automatiquement sans saisie manuelle.
Les avantages clés :
- Le client peut importer directement la facture dans son système comptable ou ERP
- Plus besoin de saisie manuelle des données
- Réduction significative des erreurs de traitement
- Accélération des processus de paiement et de comptabilisation
Le standard PEPPOL : La colonne vertébrale de la facturation électronique
En fait, PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est le standard européen qui facilite l'échange de documents électroniques tels que les factures et notes de crédit. C'est ce réseau qui sera utilisé en Belgique pour la transmission des factures électroniques.
Comment fonctionne le réseau PEPPOL ?
De plus, le réseau PEPPOL fonctionne via des points d'accès (Access Points) qui assurent la transmission sécurisée des documents entre les entreprises. Lorsque vous émettez une facture, elle transite de votre point d'accès vers celui de votre client, garantissant une livraison fiable et traçable.
La facturation électronique en pratique
1. Création et conversion des factures
En pratique, lorsque vous créez une transaction dans votre système de gestion (comme Zoho Books), Zoho Books la convertit automatiquement au format PEPPOL, le standard électronique utilisé en Belgique. De plus, le système vérifie que tous les champs obligatoires sont présents : votre numéro de TVA, le numéro de TVA de votre client et tous les détails de la transaction.
- Votre numéro de TVA
- Le numéro de TVA de votre client
- Tous les détails de la transaction
2. Envoi des transactions
Notamment, si votre client est enregistré sur le réseau PEPPOL :
- La facture est envoyée via votre point d'accès PEPPOL vers celui de votre client
- La transaction est validée et livrée directement dans son système comptable ou ERP
- Vos clients recevront vos factures comme des "bills" et vos notes de crédit comme des "debit notes" dans leurs systèmes
En revanche, si votre client n'est pas encore enregistré sur PEPPOL :
- Vous pouvez continuer à envoyer la facture en PDF par email
- Une fois que le client sera enregistré sur PEPPOL, les futures factures pourront être envoyées électroniquement
Par ailleurs, il existe des cas particuliers :
- Transactions B2G (vers les administrations publiques) : Les factures sont livrées via PEPPOL à Mercurius, la plateforme gouvernementale belge de facturation électronique
- Transactions B2C (vers les consommateurs) : Les entreprises ne sont pas légalement tenues d'envoyer leurs transactions via PEPPOL
- Transactions transfrontalières : Pour les transactions vers d'autres pays de l'UE, vous pouvez envoyer la facture directement à votre client (la fonction via PEPPOL sera bientôt disponible)
3. Suivi et gestion des rejets
Ensuite, après chaque envoi de transaction, votre système suit et met à jour son statut en temps réel. Vous pouvez ainsi savoir si votre client a reçu, accepté ou rejeté la facture.
- Envoyée
- Acceptée
- Rejetée
Important : En outre, une fois que vous envoyez une facture via PEPPOL, vous ne pouvez plus la modifier ni la supprimer. En cas d'erreur, vous devrez créer une note de crédit pour l'annuler, puis émettre une nouvelle facture.
4. Réception des transactions
De même, lorsqu'un fournisseur vous envoie une facture via PEPPOL, vous la recevrez automatiquement dans votre système de gestion sous forme de facture fournisseur. Les notes de crédit apparaîtront comme des avoirs fournisseurs.
Les statuts des transactions en facturation électronique
En effet, comprendre les différents statuts est essentiel pour gérer vos factures électroniques de façon efficace :
| Statut | Description |
|---|---|
| À envoyer (Yet To Be Pushed) | Lorsque vous créez une transaction et l'enregistrez en brouillon |
| Envoyé (Pushed) | Lorsque vous envoyez la transaction à votre client sans erreur |
| Échec (Failed) | En cas d'erreur (champs manquants, etc.), la facture n'est pas envoyée. Vous pouvez corriger les erreurs et réessayer |
| Accepté (Accepted) | Votre client a accepté la transaction |
| Rejeté (Rejected) | Votre client a rejeté la transaction avec une raison spécifiée |
Comment se préparer dès maintenant ?
Étape 1 : Vérifier votre éligibilité
Tout d'abord, vérifiez que votre système de gestion dispose de la fonctionnalité de facturation électronique et que vous avez correctement configuré les taxes, avec votre numéro de TVA commençant par « BE ».
Étape 2 : Configuration initiale
En effet, la configuration de la facturation électronique dans Zoho Books est un processus unique qui comprend :
- L'activation de la fonctionnalité dans votre système
- La vérification de vos informations d'entreprise
- La connexion au réseau PEPPOL
- L'activation de la réception de factures électroniques
Étape 3 : Former vos équipes
Veillez également à ce que vos équipes comptables et commerciales comprennent :
- Le nouveau processus de facturation
- La gestion des statuts
- La procédure en cas de rejet
- L'impossibilité de modifier une facture une fois envoyée
Étape 4 : Communiquer avec vos partenaires
Par ailleurs, informez vos clients et fournisseurs de votre passage à la facturation électronique et encouragez-les à s'inscrire sur le réseau PEPPOL avant l'échéance du 1er janvier 2026.
Les avantages de la facturation électronique
En outre, la facturation électronique offre de nombreux avantages bien au-delà de la simple obligation légale :
Avantages pour votre entreprise :
- Réduction des coûts de traitement et d'envoi
- Diminution des erreurs de saisie
- Accélération des cycles de paiement
- Meilleure traçabilité des transactions
- Archivage numérique simplifié
- Conformité fiscale garantie
Bénéfices environnementaux :
- Réduction de la consommation de papier
- Diminution de l'empreinte carbone liée à l'envoi postal
Impact sur vos relations commerciales :
- Processus plus rapide et plus transparent
- Réduction des litiges
- Amélioration de la relation fournisseur-client
Configuration de la facturation électronique dans Zoho Books
Ainsi, la mise en place de la facturation électronique dans Zoho Books est un processus unique qui se réalise en quelques étapes simples. Voici le guide complet pour configurer votre système.
Prérequis obligatoire
Avant de commencer la configuration, vous devez impérativement avoir activé les taxes dans votre organisation Zoho Books. Vérifiez notamment que votre numéro d'identification fiscale (TVA) porte bien le préfixe « BE ».
Étapes de configuration détaillées
1. Accéder aux paramètres de facturation électronique
- Allez dans Paramètres (Settings)
- Sélectionnez Facturation électronique (E-Invoicing) sous la section Taxes & Conformité (Taxes & Compliance)
- Cliquez sur Configurer la facturation électronique (Configure E-Invoicing)
2. Vérifier et valider vos informations
Dans l'onglet Vérifier les détails (Review Details) :
- Entrez toutes les informations requises concernant votre entreprise
- Vérifiez attentivement l'exactitude de vos données (numéro de TVA, adresse, etc.)
- Lisez et acceptez tous les termes et conditions
- Cliquez sur Enregistrer et continuer (Save & Continue)
3. Configurer l'envoi de transactions
Ensuite, configurez l'onglet Configuration de l'envoi de transactions (Set Up Transaction Push) :
- Cliquez sur Configurer la connexion (Set up Connection) pour pouvoir envoyer des transactions à vos clients via PEPPOL
- Lisez et acceptez tous les termes et conditions
- Cliquez sur Connecter (Connect)
- Cliquez sur Suivant (Next) pour passer à l'étape suivante
4. Activer la réception de factures électroniques
Enfin, activez la réception dans l'onglet Configuration de la réception de factures (Set Up E-Invoice Fetch) :
- Faites glisser le bouton vers Activé (Enabled) pour recevoir les transactions depuis PEPPOL
- Cette fonctionnalité vous permettra de recevoir automatiquement les factures de vos fournisseurs
5. Finaliser la configuration
- Cliquez sur Terminer (Finish) pour compléter la configuration
- Votre système est maintenant prêt à envoyer et recevoir des factures électroniques via PEPPOL
Test de la configuration
Recommandation importante : De plus, si vous souhaitez tester cette fonctionnalité dans un environnement de test avant de l'utiliser en production, créez une organisation d'essai dans Zoho Books avec la localisation Belgique.
Envoi de factures électroniques via PEPPOL
Enfin, une fois la configuration terminée, voici comment envoyer vos premières factures électroniques :
De plus, voici les points importants à retenir :
- Vous ne pouvez envoyer des factures électroniques qu'aux clients dont le numéro de TVA est enregistré sur PEPPOL
- Les factures électroniques ne peuvent être créées que pour les clients dont le traitement de TVA est défini sur "Pays d'origine" (Home Country)
Ainsi, voici la procédure d'envoi :
- Allez dans Ventes (Sales) dans la barre latérale gauche
- Sélectionnez Factures (Invoices) ou Notes de crédit (Credit Notes) selon vos besoins
- Entrez tous les détails requis de la transaction
- Cliquez sur Enregistrer en brouillon (Save as Draft)
- Cliquez sur Envoyer la facture (Send Invoice) en haut de la page de détails du client
- La facture sera automatiquement envoyée à votre client via PEPPOL
Résultat : Par conséquent, votre client recevra la facture électronique directement dans son système, et vous lui enverrez également une copie par email à titre de confirmation.
⚠️ Attention : De même, une fois que vous envoyez une facture via PEPPOL, vous ne pouvez plus la modifier ni la supprimer. Pour annuler une facture, créez une note de crédit, puis émettez une nouvelle facture.
Réception de factures électroniques via PEPPOL
Par ailleurs, Zoho Books vous permet aussi de recevoir automatiquement les transactions de vos fournisseurs via PEPPOL :
- Lorsqu'un fournisseur vous envoie une facture, elle apparaîtra comme une facture fournisseur (Bill) dans votre organisation
- Lorsqu'une note de crédit est envoyée, elle apparaîtra comme un avoir fournisseur (Vendor Credit)
Pour accepter ou rejeter une transaction reçue :
- Allez dans Factures fournisseurs (Bills) ou Avoirs fournisseurs (Vendor Credits) sous Achats (Purchases)
- Sélectionnez la transaction concernée
- Cliquez sur Accepter (Accept) ou Rejeter (Reject) en haut de la page
- Le statut de la transaction sera automatiquement mis à jour vers "Accepté" ou "Rejeté"
Désactivation de la facturation électronique
Ainsi, si nécessaire, vous pouvez désactiver temporairement la facturation électronique :
- Allez dans Paramètres (Settings)
- Sélectionnez Facturation électronique (E-Invoicing) sous Taxes & Conformité (Taxes & Compliance)
- Faites glisser le bouton près de Envoi de factures (Invoice Push) vers Désactivé (Disabled) si vous ne souhaitez plus envoyer de transactions via PEPPOL
- Faites glisser le bouton près de Réception de factures (E-Invoice Fetch) vers Désactivé (Disabled) si vous ne souhaitez plus recevoir de transactions depuis PEPPOL
De même, vous pouvez les réactiver à tout moment en faisant glisser les boutons vers Activé (Enabled).
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si mon client n'est pas sur PEPPOL ? Vous pouvez continuer à envoyer des factures PDF par email jusqu'à ce qu'il rejoigne le réseau. Cependant, nous recommandons d'encourager tous vos partenaires à s'enregistrer avant l'échéance obligatoire.
Puis-je modifier une facture après l'avoir envoyée via PEPPOL ? Non, en effet, c'est l'une des règles fondamentales de la facturation électronique. Si vous devez corriger une facture, vous devrez créer une note de crédit puis émettre une nouvelle facture.
La facturation électronique est-elle obligatoire pour les transactions B2C ? Non, en revanche seules les transactions B2B domestiques sont concernées par l'obligation légale. Les transactions B2C restent libres.
Quand dois-je commencer à me préparer ? Dès maintenant ! En effet, bien que l'obligation entre en vigueur le 1er janvier 2026, il est conseillé de commencer la transition dès que possible pour éviter toute précipitation.
Conclusion
En conclusion, la facturation électronique obligatoire représente un changement majeur dans la gestion administrative des entreprises belges, mais aussi une formidable opportunité de moderniser vos processus.
C'est pourquoi Amadeus Concept accompagne ses clients dans cette transition numérique. Que vous utilisiez Zoho Books ou d'autres solutions, nous vous aidons à configurer, former vos équipes et optimiser vos flux de facturation électronique.
Donc, n'attendez pas la dernière minute : contactez-nous dès aujourd'hui pour préparer votre entreprise à la facturation électronique obligatoire.
En résumé, cet article vise à vous aider à comprendre les enjeux de la facturation électronique en Belgique. Pour des conseils personnalisés, contactez notre équipe Amadeus Concept.
