Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Les signatures numériques – ou signatures électroniques – sont les alternatives modernes à la méthode traditionnelle de signature de documents avec du papier et un stylo. Elles utilisent des techniques cryptographiques avancées pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation des documents signés numériquement. Même si la crise du Covid a un peu propulsé leur appropriation, les gouvernements et les entreprises du monde entier ont adopté cette technologie depuis le début des années 2000.
Comment l’utiliser dans mon entreprise ?
Pour signer vous-même des documents numériquement ou collecter les signatures de n’importe qui, de n’importe où et à tout moment. Par exemple, vous pouvez signer numériquement vos devis ou vos offres et les envoyer directement à vos clients en utilisant leur adresse e-mail. Ils peuvent signer et renvoyer les documents à distance sans aucun contact physique.
Pour collaborer en ligne et modifier le contenu du document selon vos besoins. Cela vous aidera à réduire le temps de traitement global et à faire signer vos documents en quelques minutes, alors que cela prenait des jours.
Améliorer la gouvernance en stockant et en gérant toutes les copies signées à partir d’un emplacement centralisé. Vous pouvez également facilement vous conformer aux réglementations sans trop d’effort.
Réduire vos coûts consacrés aux processus manuels tels que l’impression, la numérisation et l’envoi.
Automatiser les opérations de signature fréquemment utilisées en configurant des flux de travail numériques et des intégrations. Par exemple, chaque fois qu’un nouveau prospect ajouté à votre CRM demande un devis, vous pouvez configurer un flux de travail pour envoyer automatiquement un accord de non-divulgation et le faire signer numériquement.
Soyez mobile avec l’application pour smartphone qui vous permettent de signer, d’envoyer et de gérer des documents en déplacement.
En plus de ces avantages, les signatures numériques sont également respectueuses de l’environnement et peuvent aider votre entreprise à économiser des tonnes de papier, d’électricité et de carburant.
Est-ce légal ?
Elles sont juridiquement contraignantes et ont la même valeur que les signatures manuscrites pour la plupart des transactions commerciales et personnelles à travers le monde. Les documents signés avec Zoho Sign satisfont aux exigences de la loi ESIGN aux États-Unis et de l’eIDAS dans l’Union européenne (identification électronique, authentification et services de confiance), en plus d’autres lois nationales.
Néanmoins, il existe quelques exclusions à la recevabilité devant un Tribunal en Belgique :
- Documents nécessitant une notarisation
- Contrats immobiliers qui créent ou transfèrent des droits
- Contrats nécessitant l’intervention des tribunaux ou des pouvoirs publics
- Contrats portant sur des garanties fournies par des personnes agissant à des fins autres que leur activité commerciale, commerciale ou professionnelle
- Contrats régis par le droit de la famille ou le droit des successions
Combien cela coûte ?
RIEN pour les heureux utilisateurs de la suite Zoho One 😉 ! En effet, l’application Zoho Sign est une des 50 applications incluse dans le prix (37€/mois). En comparaison, le concurrent Adobe Sign est accessible à partir de 15,72 €/mois ou DocuSign à 23€/mois.
En savoir plus ? N’hésitez pas à demander une démo ou tester gratuitement la solution pendant 30 jours!
Digitalement vôtre.