Préparer un devis pour une machine à cocktails, vérifier sa marge, demander un acompte et retrouver l’affaire dans le suivi commercial : pour Oenopro, ces opérations appartiennent à une même vente. Elles doivent pouvoir s’enchaîner sans obliger l’équipe à reconstituer le dossier d’un outil à l’autre.
Amadeus Concept a accompagné Oenopro, fournisseur d’équipements pour conserver, rafraîchir et servir les boissons, en reliant Zoho Books, Zoho CRM et WooCommerce. Le fil conducteur : rendre les informations utiles disponibles au moment où l’équipe en a besoin, du catalogue au suivi du devis.
Un catalogue à exploiter dans la vente, la gestion et la boutique
Une référence produit sert à plusieurs endroits : présenter un équipement sur le site, préparer une offre et suivre l’activité commerciale. Si chaque outil possède sa propre fiche à entretenir, une modification devient plusieurs opérations à coordonner.
Pour Oenopro, nous avons mis en place des fonctions de mise à jour des produits depuis Books vers CRM. Une intégration avec WooCommerce, utilisant Zoho Flow, prend également en charge la création d’un article à partir d’un nouveau produit créé dans Books ou Inventory.
L’intérêt pour Oenopro : s’appuyer sur les données du catalogue de gestion pour alimenter les autres outils. L’équipe dispose ainsi d’un point de départ commun pour les références concernées, au lieu de devoir recréer chaque fiche indépendamment.
La distinction compte : créer un produit dans la boutique et tenir à jour toutes ses informations sont deux besoins différents. Le travail porte sur les échanges utiles à Oenopro, avec un périmètre défini pour chaque flux.
Voir la marge au moment de préparer le devis
Sur une vente d’équipement, le montant du devis ne dit pas à lui seul ce que l’entreprise conserve. Le coût d’achat et les conditions accordées au client doivent aussi entrer dans la décision commerciale.
Nous avons ajouté un calcul de marge dans les devis Zoho Books. Oenopro peut disposer de cette information dans le document de travail où se prépare l’offre, au lieu de devoir rapprocher séparément le devis et les données nécessaires au calcul.
Par exemple, lorsqu’une remise est envisagée sur un équipement, la marge calculée aide à apprécier les conditions proposées. Le commercial garde la décision ; la fonction lui apporte une information pour la prendre. La pertinence du calcul dépend naturellement de la qualité des prix d’achat renseignés.
Préparer l’acompte depuis la commande concernée
Lorsqu’un acompte est demandé, l’administration des ventes doit partir de la bonne commande et préparer le document correspondant. Cette continuité est importante pour conserver un dossier compréhensible, de l’accord commercial à la facturation.
Pour Oenopro, nous avons créé un bouton dans le bon de commande client qui déclenche la création d’une facture d’acompte. Le projet comprend également l’ajout du pourcentage d’acompte dans les devis et son affichage dans les modèles de devis et d’email.
Le bénéfice pratique : l’acompte devient une action accessible depuis la commande à traiter, avec des conditions qui peuvent être présentées dans les échanges commerciaux. L’équipe peut préparer cette étape dans le prolongement de la vente, puis contrôler le document avant son envoi.
Retrouver le devis dans le suivi commercial
Un devis préparé dans Books doit aussi avoir sa place dans le travail du commercial : retrouver l’opportunité, consulter son étape et décider de la suite à donner au dossier.
Nous avons développé pour Oenopro la création d’affaires dans CRM à partir des devis Books, ainsi que la mise à jour de leur étape depuis Books. Le document commercial devient ainsi un point d’entrée du suivi de la vente, sans devoir ouvrir indépendamment une affaire pour chaque devis concerné par le flux.
Concrètement, le travail sur le devis peut alimenter le CRM où l’équipe suit ses opportunités. L’intérêt est de rapprocher la préparation de l’offre et son suivi, pour que les deux activités reposent sur des informations reliées.
Des documents adaptés aux échanges avec les clients
Le parcours ne s’arrête pas aux données qui circulent entre applications. Le client reçoit un devis, une confirmation ou une facture : ces documents doivent être utilisables dans la relation commerciale.
Les modèles d’Oenopro ont été adaptés, notamment pour les devis et factures en néerlandais. Les ajustements sur les acomptes complètent ce travail. L’équipe dispose de modèles préparés pour ces usages, plutôt que de repartir d’un document générique à chaque dossier.
Les échanges entre les outils, en un coup d’œil
Lecture simplifiée des fonctions mises en place : chaque ligne représente un échange distinct. Les flèches indiquent son sens ; les contrôles et validations restent propres à chaque opération.
| Point de départ | Échange | Usage pour Oenopro |
|---|---|---|
| Catalogue Books | → Produits dans CRM | Réutiliser les informations produits pour le travail commercial. |
| Nouveau produit Books ou Inventory | → Zoho Flow → Article WooCommerce | Préparer la présence du produit dans la boutique. |
| Devis Books | → Affaire et étape dans CRM | Relier la préparation de l’offre au suivi de la vente. |
| Bon de commande Books | → Bouton → Facture d’acompte Books | Préparer l’acompte depuis la commande concernée. |
Une vente d’équipement : ce que ces fonctions permettent d’enchaîner
Prenons une demande de devis pour une machine à cocktails. Cet exemple illustre l’usage des fonctions mises en place, sans décrire une commande client particulière.
- Préparer l’offre dans Books avec la référence du catalogue concernée.
- Consulter la marge calculée pour apprécier les conditions commerciales.
- Présenter les conditions d’acompte et utiliser le modèle de document adapté.
- À partir du bon de commande, déclencher la préparation de la facture d’acompte.
- Retrouver l’affaire issue du devis dans CRM pour poursuivre le suivi commercial.
Chaque fonction répond à un geste métier précis. Leur intérêt commun est de limiter les ruptures entre ces gestes : réutiliser une référence, conserver le contexte d’une commande et faire circuler l’information vers le suivi commercial.
L’apport d’Amadeus Concept : relier les outils autour du travail d’Oenopro
Le projet associe reprise des données, intégrations et développements ciblés. Books porte les documents de gestion, CRM le suivi commercial et WooCommerce la boutique. Notre travail consiste à organiser leurs échanges en fonction des besoins d’Oenopro : catalogue, marge, acompte et suivi des devis.
Ces choix sont également utiles à d’autres PME. Nos guides expliquent comment structurer un catalogue partagé entre CRM et Books et éviter les doubles devis et factures.
Les bénéfices décrits correspondent à l’usage des fonctions livrées. Ils ne sont pas présentés comme une mesure chiffrée du temps gagné ou des ventes supplémentaires.
Votre équipe doit-elle encore reconstituer une vente entre plusieurs outils ? Parlons du parcours à simplifier : de la première demande au devis, à la commande et au suivi client.
