L’enregistrement du temps de travail en Belgique pourrait devenir une obligation générale en 2027. Faut-il déjà installer une pointeuse dans votre PME ? Non : le texte définitif n’est pas encore adopté. En revanche, c’est le bon moment pour vérifier si vos horaires, pauses, corrections et heures supplémentaires peuvent être retracés de manière fiable.
Zoho People possède plusieurs briques utiles pour ce travail. Il peut enregistrer des entrées et sorties, produire des rapports et faire approuver des relevés. Cela ne signifie pas qu’une configuration standard garantit la conformité. La future règle belge, votre organisation et la qualité des données détermineront ce qu’il faudra réellement mettre en place.
Ce qui est annoncé en Belgique pour 2027
Le gouvernement fédéral a annoncé qu’à partir de 2027, tous les employeurs devraient disposer d’un système d’enregistrement du temps de travail « simple et flexible ». L’annonce ne prescrit pas une pointeuse physique ni une technologie particulière.
Le Conseil national du travail a ensuite rendu, le 30 septembre 2026, son avis n° 2.499 sur un avant-projet de loi. Le texte examiné obligerait l’employeur à enregistrer de manière objective et fiable la durée quotidienne et hebdomadaire de chaque travailleur. Il prévoit une entrée en vigueur le 1er janvier 2027 et un délai jusqu’à la fin du premier trimestre pour les employeurs qui ne disposent pas encore d’un système adapté.
Mais au 22 octobre 2026, il s’agit toujours d’un avant-projet. Les modalités peuvent évoluer avant l’adoption et la publication d’une loi. Les données minimales, les catégories exclues, l’accès aux relevés et les sanctions font notamment partie des points débattus.
La bonne décision n’est donc ni d’ignorer l’échéance, ni d’acheter dans l’urgence. Préparez votre processus et conservez une marge d’adaptation.
Ce que Zoho People peut enregistrer
Le service Attendance de Zoho People est conçu pour suivre la présence. Selon la configuration, un collaborateur peut pointer depuis le web ou l’application mobile. L’organisation peut ensuite retrouver les premières entrées, les dernières sorties, les pauses, les heures attendues, les heures travaillées, les écarts et les heures supplémentaires dans les rapports Attendance documentés par Zoho.
Les rapports de présence peuvent être filtrés par période, département, site ou horaire. Zoho documente également l’export des entrées, sorties et pauses aux formats XLS, XLSX ou CSV. Ces possibilités sont utiles lorsqu’un responsable doit contrôler une période ou transmettre des données à un interlocuteur autorisé.
Zoho People permet aussi de gérer des demandes de correction. Ce point est essentiel : un oubli de pointage, une intervention extérieure ou un problème de connexion ne doit pas conduire à modifier une donnée sans explication. Définissez qui peut demander une correction, qui l’approuve et quelle trace reste consultable.
Ces fonctions apportent une base technique. Elles ne définissent pas à votre place ce qui constitue du temps de travail dans chaque situation.
Attendance et Timesheets ne répondent pas au même besoin
Une confusion fréquente consiste à utiliser les heures imputées à des clients comme relevé complet du temps de travail.
Dans Zoho People, Attendance suit la présence et les horaires. Timesheets rassemble plutôt des temps affectés à des clients, projets ou tâches. Un consultant peut avoir travaillé huit heures tout en n’imputant que six heures à des activités facturables. Une réunion interne, une formation ou une pause ne se traite pas comme une tâche client.
| Besoin | Service Zoho People le plus proche | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Enregistrer le début et la fin de la journée | Attendance | Vérifier les horaires, pauses et corrections |
| Comparer heures attendues et prestées | Attendance et rapports | Contrôler les règles appliquées à chaque population |
| Imputer du temps à un client ou un projet | Timesheets | Ne pas confondre temps facturable et temps de travail total |
| Faire valider un relevé | Timesheets ou régularisation Attendance | Définir le responsable et conserver la trace |
| Préparer une transmission vers la paie | Rapports et exports | Valider le format avec le secrétariat social |
La documentation Timesheets de Zoho People prévoit des approbations, un historique d’audit et des exports. Ces fonctions peuvent compléter le suivi. Elles ne remplacent pas automatiquement un relevé de présence si des périodes de travail ne sont pas imputées à un projet.
Cette distinction vaut aussi si vous utilisez déjà le suivi du temps entre Zoho Projects et Books. Notre article sur le temps projet et la facturation explique ce flux commercial distinct. Avant de réutiliser ces données pour les ressources humaines, vérifiez leur finalité et leur exhaustivité.
Les limites à vérifier avant de parler de conformité
Un logiciel ne devient pas conforme parce qu’il affiche une horloge. Il faut examiner l’ensemble du dispositif :
- Le texte belge n’est pas définitif. L’avant-projet évoque un système objectif et fiable, mais plusieurs modalités restent discutées. Évitez donc d’écrire dans votre règlement ou votre communication interne que Zoho People répond déjà à toutes les obligations de 2027.
- Les travailleurs doivent comprendre les règles. Ils doivent savoir quand enregistrer leur temps, comment déclarer une pause, comment corriger un oubli et à qui signaler une erreur. Une procédure courte et une formation valent mieux qu’une configuration complexe que personne n’utilise correctement.
- L’accès aux données doit être maîtrisé. Les relevés de présence sont des données personnelles. Limitez les droits aux personnes qui en ont besoin et définissez une durée de conservation cohérente avec les futures exigences et les autres obligations applicables.
- La géolocalisation et la reconnaissance faciale ne sont pas des prérequis. Zoho People propose des fonctions de localisation et de vérification par photo dans certains scénarios. Sa notice relative aux données de présence demande aux administrateurs d’en vérifier la conformité avec les règles régionales. Une obligation d’enregistrer le temps ne justifie pas automatiquement un suivi GPS continu ou une donnée biométrique.
- L’export doit être exploitable. Testez le fichier avec les personnes qui devront l’utiliser. Un rapport lisible dans Zoho peut encore demander une transformation avant la paie ou un contrôle. Clarifiez qui génère l’export et où il est conservé.
Une méthode en cinq étapes pour préparer votre PME
1. Cartographier les populations et les horaires
Listez les travailleurs concernés, leurs horaires, les sites, le télétravail et les déplacements. Séparez les règles actuelles des hypothèses liées à la future réforme. Faites valider les questions juridiques par votre secrétariat social ou votre conseiller.
2. Définir la donnée minimale utile
Commencez par le début, la fin, les pauses, les corrections et le responsable de la validation. N’activez pas une donnée de localisation simplement parce que l’application le permet. Chaque champ doit répondre à un besoin expliqué.
3. Configurer un groupe pilote
Choisissez deux ou trois collaborateurs représentant des situations différentes : bureau, télétravail ou intervention extérieure. Utilisez une période d’essai interne. Ne branchez pas immédiatement le résultat sur la paie.
4. Tester les exceptions
Un test utile ne se limite pas à une journée parfaite. Simulez un oubli de sortie, une pause déplacée, une correction, une journée à distance et une approbation refusée. Vérifiez ensuite l’historique et l’export.
5. Documenter et transmettre
Rédigez une fiche simple : action attendue, responsable, délai de correction et point de contact. Prévoyez aussi la revue des droits lors d’une arrivée, d’un changement de fonction ou d’un départ. Cette démarche rejoint notre principe d’automatiser avec un contrôle humain et une procédure que l’équipe peut reprendre en main.
Trois scénarios pour décider si Zoho People convient
Une PME utilise déjà Zoho One. Zoho People mérite un test, car l’application est déjà proche de l’environnement quotidien. Vérifiez toutefois les fonctions réellement incluses dans votre abonnement, les droits activés et le travail d’intégration avec la paie. Un outil disponible n’est pas nécessairement configuré.
Une entreprise facture déjà des heures dans Zoho Projects. Conservez cette source pour le pilotage et la facturation, puis comparez-la au besoin RH. Il peut être pertinent de relier les processus, mais pas de déclarer les heures projet exhaustives sans contrôle.
Une petite équipe travaille avec des horaires stables. Un dispositif simple peut suffire si le futur texte l’autorise. Ne déployez pas une infrastructure biométrique ou une surveillance permanente pour répondre à une exigence qui pourrait être satisfaite avec moins de données et moins de maintenance.
Dans les trois cas, comparez le coût total : licences, paramétrage, documentation, formation, contrôles et adaptation des exports. Respecter le budget signifie aussi éviter une double saisie durable entre l’outil RH et le secrétariat social.
Ce qu’il faut attendre avant le déploiement final
Trois confirmations sont nécessaires avant de présenter votre système comme prêt pour 2027 : le texte légal publié, les éventuels arrêtés d’exécution et la validation de votre scénario par un interlocuteur compétent en droit social.
L’article devra donc être mis à jour lorsque les règles seront définitives. Cette prudence n’empêche pas d’avancer. Vous pouvez déjà documenter vos horaires, repérer les données dispersées et tester si Zoho People produit une trace compréhensible.
La première étape raisonnable consiste à sélectionner une population pilote et une période de test, puis à comparer le relevé obtenu avec vos besoins réels. Amadeus Concept peut vous aider à cadrer le processus, configurer Zoho People et préparer une procédure claire pour votre équipe. Parlons de votre organisation RH et de vos outils actuels.
État réglementaire et documentation Zoho vérifiés le 22 octobre 2026. Cet article fournit des repères opérationnels et ne remplace pas un avis juridique ou social adapté à votre entreprise. Illustration de couverture conceptuelle, et non capture de Zoho People.
